会议室预约数据能回答“资源被预订了多少”，却不能单独证明“会议室实际用了多少”。评估时应先把预约利用率与实际使用率分开，否则取消未释放、预约后未到场等情况会让利用率看起来偏高。
预约利用率可按“有效预约时长 ÷ 可预约时长”计算。分母应限定在会议室开放且可预约的时段，并扣除维修、临时关闭等不可用时间；分子则按预约时段计入，剔除已取消的预约。若统计周期内某些会议室并未开放，也不应把它们的时段算入可预约时长。
汇总多间会议室时，宜先加总有效预约时长和可预约时长，再相除，而不是简单平均每间会议室的利用率。否则，使用时间很短的小会议室可能与开放时段很长的大会议室获得同等权重，掩盖整体资源分布。
但预约数据仍有盲区：预约不等于到场，预订时段也不等于实际占用时段。若系统能记录签到或释放状态，可用这些记录修正估算；若没有，就应把结果称为“预约利用率”，并通过抽查或现场记录了解爽约和超时情况，避免把推测写成实际使用率。
单看总比例也不够。按会议室、时段、部门分别查看预约利用率，并同时观察取消率、空置时段和高峰集中情况，才能判断问题是资源总量不足、热门时段拥挤，还是部分会议室长期闲置。管理者据此调整开放时段、预约规则或资源配置，比追求一个更高的利用率数字更有意义。
